Qual’è la risorsa che ci viene fornita ogni giorno e di cui non possiamo fare a meno? Il tempo.
Qual’è il grande amico del tempo che ci permette di sfruttarlo al meglio? L’organizzazione.
Il tempo è prezioso e spesso si rischia di perderne un gran quantitativo dietro ad attività inutili se non si organizza al meglio.
Prima di metterti al lavoro, hai bisogno di classificare le attività che hai da fare. Qui devi cercare di essere oggettivo il più possibile, perché da questa classificazione dipende il risultato del tuo lavoro.
Cosa si intende per organizzare?
Semplicemente decidere quanti slot di tempo dedicare a una certa attività, decidendo quali ci fan perdere maggior tempo e agendo sulle cause di questa perdita.
Ma come farlo?
Anche qua, la risposta è semplice e si può descrivere in quattro step:
- Individuare tutto il tempo che spendi;
- Distinguere fra cose importanti e urgenti;
- Pianificare i tipi di tempo che hai a disposizione;
- Vivere intenzionalmente ogni momento.
Individuare tutto il tempo che spendi
Questo step è fondamentale: si tratta di tenere traccia di tutto il tempo che spendiamo durante il giorno.
Partiamo dal principio: un giorno è composto da 24 ore, 7 o 8 delle quali (qua dipende da persona a persona) le passiamo dormendo.
Il sonno è fondamentale, quindi al fine di una gestione ottimale del nostro tempo, è fondamentale programmare anche quante ore dormire (ovviamente, almeno 7).
Col restante tempo, prova ora a creare su un foglio la tabella del tempo speso su tutte le tue attività.
Tracciare il tempo speso da quando ti alzi a quando vai a dormire ti consente di:
- Stimare correttamente quello che sei in grado di realizzare in una giornata;
- Pianificare al meglio quello che ti sta a cuore;
- Creare dei cuscinetti di tempo, per garantirti di riuscire a realizzare davvero quello che hai pianificato.
Distinguere tra cose importanti e urgenti
Una volta avuto il quadro completo di tutte le attività che svolgi durante il giorno, occorre osservare una cosa: sicuramente, non si può dedicare tempo uguale per tutte!
Occorre fare una selezione.
Un metodo semplice ma efficace è lo studio della matrice di Eisenhower.
Questa è costituita da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che ci danno questa combinazione di opzioni:
Secondo la matrice di Eisenhower le attività importanti e urgenti devono essere compiute subito. Meglio se di persona o delegando a persona fidata, ma sempre mantenendo un controllo.
I to-do urgenti, ma non importanti, sono ingannevoli. Non essendo importanti, possiamo delegarli, e la loro urgenza è tutta discutibile. Come può essere infatti urgente una cosa non importante? Ne consegue che le attività non importanti, se neppure hanno l’apparenza dell’urgenza, sono da eliminare.
Puoi applicare questa classificazione all’intera matrice o ai singoli quadranti. Quindi ordinando per priorità le cose urgenti e importanti, quelle importanti e non urgenti e così via. Oppure puoi limitarti ad applicare questa categorizzazione una volta sola e poi individuare un metodo oggettivo per procedere con il lavoro.
Pianificare ogni tipo di tempo
Ognuno di noi ha a disposizione diversi tipi di tempo. Individua i tuoi.
Per esempio:
- tempo per la famiglia;
- tempo per gli amici/partner;
- tempo per i progetti personali (palestra, altro…);
- tempo per il riposo;
- tempo per lo studio/il lavoro;
- tempo per gli hobby.
Ognuno di questi tempi va pianificato nei dettagli,per quanto possibile ovviamente, nell’arco della settimana.
Se a volte la pianificazione salta, va bene così: gli imprevisti fanno parte della vita.
Pianificare i tempi a disposizione non è poi così difficile. Basta definire gli obiettivi della giornata e poi dedicarti a essi come prima cosa.
Un trucco per non perdere di vista i tuoi obiettivi è prenderti cinque minuti prima e dopo ogni attività per determinare l’obiettivo da raggiungere e se l’hai raggiunto.
Vivere intenzionalmente ogni momento
Ecco l’ultimo step. Partiamo da una regola:
Dedicarti al cento per cento a quello che stai facendo è un atteggiamento che determina non solo il tuo successo in una singola specifica attività, ma anche il tempo a tua disposizione. Perché più ci metti a fare una cosa, meno tempo ti rimane per le altre. E più sei concentrato, meno tempo ogni attività ti richiede.
Un esempio? Una gita fuori porta con la persona amata (o gli amici): se spendi tutto il tempo della gita a fare foto e video, ciò che ti rimane sono le foto dell’esperienza. Se invece ti godi la gita divertendoti, non avrai il video o le foto ma guadagni una cosa preziosissima: le emozioni che ti regala questa gita. E nella foto non ci sono!
È importante anche dire di no..
Ricorda sempre che ogni giorno ti costa 24 ore. Se non le spendi per ciò che conta significa che t’importa poco della tua vita.
Non puoi fare tutto quello che ti segni.
Quindi, comincia a dire di no a ciò che non è importante; non dire sì a tutte le proposte che ti stuzzicano, altrimenti rischi di non aver più tempo per te stesso!
Alice Mauri
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